HomeBlogAdministration - ArbeitstechnikSusanna’s Praxistipps – Belegablage und Organisation der Buchhaltung

Susanna’s Praxistipps – Belegablage und Organisation der Buchhaltung

Andreas erledigt seine Buchhaltung sehr ungern. Mühsam schreibt er die Kontoauszüge seiner Bank ab. Regelmässig ist er am Differenzen suchen. Kürzlich tauchte er ziemlich aufgelöst mit allen Belegen in mehreren Ordnern bei mir auf. „So kann es nicht weitergehen, diese Arbeit muss mit weniger Aufwand zu bewältigen sein.“ Ich verstehe die Frustration von Andreas.

Unabhängig davon, ob Selbständigerwerbende, welche ein Einzelunternehmen betreiben oder an Personengesellschaften beteiligt sind, der kaufmännischen oder der vereinfachten Buchführungspflicht unterliegen, ist bei intensivem Bargeldverkehr ein Kassabuch zu führen.»

Merkblatt zum Hilfsblatt A für Selbständige des Steueramtes des Kantons Zürich

Mit folgenden Massnahmen kann Andreas seinen Arbeitsaufwand reduzieren.

  • Bei seiner Hausbank kann er einen Datenexport als pdf und als CSV oder xml Datei erzeugen. Anschliessend importiert er die Bewegungsdaten (Einnahmen und Ausgaben) in die Buchhaltung
  • Somit erhält er die Originalbuchungstexte. Die Salden der Bankkonten sind korrekt, vorausgesetzt, dass alle Buchungen importiert wurden
  • Die Buchungstexte informieren darüber, wozu die Ausgaben verwendet wurden
  • Anschliessend erfasst Andreas das Gegenkonto
  • Die Buchungen versieht „Banana“ mit einer fortlaufenden Belegnummer und Andreas legt die Belege in derselben Reihenfolge im Ordner ab
  • Er versieht die Belege mit den Belegnummern aus dem Buchungsjournal
  • Die PDF-Kontoauszüge legt er in einem Unterverzeichns auf seinem Computer ab, ebenso den unterzeichneten Jahresabschluss für das Steueramt
  • Ich empfehle auch, sprechende Namen zu verwenden: Z.B. 2021_Bankauszüge_alle Buchungen; 2021_Jahresrechnung_DEF, etc
  • Für die Buchführung empfehle ich Gründerinnen und Unternehmerinnen „Banana“ zu verwenden

Wenden Sie sich vertrauensvoll an mich: Ich finde für Sie einen praktikablen, effizienten und zeitsparenden Weg, damit Sie mehr Zeit für Ihre Kunden haben.

Susanna Keller

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    Winterthur, Schweiz

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