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Einfach Rechnungen schreiben – Software gesucht

Noel erstellt den Jahresabschluss erstmals mit meiner Hilfe. Sie hat den Betrieb im Rahmen einer Nachfolgeregelung von Ihrem Vater übernommen.
Wir besprechen, welche Arbeiten im Anschluss an den Jahresabschluss aus unserer Sicht noch nützlich wären. Noel beklagt sich, dass die Firma Mühe hat, die Lieferanten-Rechnungen fristgerecht zu bezahlen. Dies, obwohl die Firma gut läuft und die Auftragsbücher voll sind. Das Rechnungen-Schreiben wird mehrheitlich von Hand gemacht, so wie man es sich von alters her gewohnt ist.

Vom Regierapport zur Ausgangsrechnung

Die Handwerker schreiben die gearbeiteten Stunden auf und notieren die verwendeten Ersatzteile auf dem Regierapport. Der Kunde visiert den Papierbeleg mit Durchschlags-Papier. Die Handwerker übergehen die Belegkopie anschliessend dem. Dann schreibt die Sachbearbeiterin eine Rechnung an den Kunden. Oftmals muss das Sekretariat nachfragen, weil die Schrift schlecht lesbar ist und oder unklar ist, welches die Rechnungsadresse ist. Einfach Rechnungen schreiben muss besser funktionieren.

Es ist für alle Beteiligten klar, dass diese Arbeitsweise nicht mehr zeitgemäss ist. Wir finden heraus, was die Anforderungen an eine Fakturierungs-Software sein soll. Noel will sicher sein, dass die Liste der Ersatzteile für den Handwerker vor Ort online abrufbar ist. Auch soll die Arbeitszeiterfassung für das Personal vereinfacht werden. Der Kunde soll bereits auf dem Regie-Rapport sehen, welche Ersatzteile verwendet wurden und wie hoch der Rechnungsbetrag ungefähr sein wird.. Die Mitarbeitenden wollen eine einfach zu handhabende Lösung für ihre Kunden.

Vom Pflichtenheft zur geeigneten Buchhaltungs-Software

Dazu erstellen wir ein Pflichtenheft für unsere Bedürfnisse. Wir untersuchen dabei verschiedene Anbieter wie: » AbaNinja», «Pebelive», «Bexio» und «Klara». Wir wählen, die für unseren Betrieb am besten passende Lösung aus und machen uns an die Testphase.

Noel will im Handwerksbetrieb zeitgemäss arbeiten
Noel in ihrem Handwerksbetrieb sucht eine cloudbasierte Lösung

Von der Testphase zum Produktiven Arbeiten

Vorerst erfassen wir nur wenige Ersatzteile und hinterlegen die Stammdaten des Personals, Personalien, Stundsätze, Beschäftigungsgrad, Sollzeiten, Ferien und andere Abwesenheiten.
Für die Testphase erhalten zwei Mitarbeiter Tablets und üben das Erfassen der Rapporte und ihrer Arbeitszeit. Auf diese Weise sehen wir sofort, wo Fragen auftauchen. Im Sekretariat erscheinen die ersten Fakturavorschläge auf dem Bildschirm. Sogleich ist ersichtlich, wo etwas im Prozess angepasst werden muss. Im Anschluss an diese Test erhalten alle Handwerker Tablets und erfahren anlässlich einer Schulung, wie die Handhabung des Systems ist.

Gerne unterstütze ich Sie bei der Einführung einer preiswerten Software für die Abrechnung von Regiearbeiten – nutzen Sie die freigewordene Zeit für Ihre Kunden.

Susanna Keller

unterstütze Sie gerne bei Ihrer Selbständigkeit

Meine Lösungen:

Kompetent, effizient und praxiserprobt:

Ich biete fachliche Beratung an, so wie Sie sie brauchen.
Meine Dienstleistungen finden Sie im Überblick über folgenden
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    Susanna Keller GmbH –  Bedürfnisorientierte Entlastung im Bereich Buchhaltung / Treuhand

    Winterthur, Schweiz

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