HomeBlogAdministration - ArbeitstechnikDas Rechnungen schreiben vereinfachen – Software gesucht

Das Rechnungen schreiben vereinfachen – Software gesucht

Jens P. erstellt den Jahresabschluss erstmals mit meiner Hilfe. Wir besprechen, welche Arbeiten im Anschluss an den Jahresabschluss aus unserer Sicht noch nützlich wären.
Jens beklagt sich, dass die Firma Mühe hat, die Lieferantenrechnungen fristgerecht zu bezahlen. Dies obwohl die Firma gut läuft und die Auftragsbücher voll sind. Das Rechnungen-Schreiben wird mehrheitlich von Hand gemacht. Die Handwerker schreiben die gearbeiteten Stunden auf und notieren die verwendeten Ersatzteile auf dem Regierapport. Der Kunde visiert den Papierbeleg mit Durchschlagspapier. Diese Belegkopie wird anschliessend dem Sekretariat übergeben. Dann schreibt die Sachbearbeiterin eine Rechnung an den Kunden. Oftmals muss das Sekretariat nachfragen, weil die Schrift schlecht lesbar ist und oder unklar ist, welches die Rechnungsadresse ist.

Es ist für alle Beteiligten klar, dass diese Arbeitsweise nicht mehr zeitgemäss ist. Wir finden heraus, was die Anforderungen an eine Fakturierungssoftware sein soll. Jens will sicherstellen, dass die Liste der Ersatzteile für den Handwerker vor Ort online abrufbar ist. Zudem soll die Arbeitszeiterfassung für das Personal vereinfacht werden. Der Kunde soll bereits auf dem Regierapport sehen, welche Ersatzteile verwendet wurden und wie hoch der Rechnungsbetrag ungefähr sein wird. Die Mitarbeitenden wollen eine einfach zu handhabende Lösung für ihre Kunden. Aus einer Auswahl von drei Lösungen, wählen wir die Beste aus und machen uns an die Testphase.

Vorerst erfassen wir nur wenige Ersatzteile und hinterlegen die Stammdaten des Personals, Personalien, Stundsätze, Beschäftigungsgrad, Sollzeiten, Ferien und andere Abwesenheiten.
Für die Testphase erhalten zwei Mitarbeiter Tablets und üben das Erfassen der Rapporte und ihrer Arbeitszeit. Auf diese Weise sehen wir sofort, wo Fragen auftauchen. Im Sekretariat erscheinen die ersten Fakturavorschläge auf dem Bildschirm. Sogleich ist ersichtlich, wo etwas im Prozess angepasst werden muss. Im Anschluss an diese Test erhalten alle Handwerker Tablets und erfahren anlässlich einer Schulung, wie die Handhabung des Systems ist.

Gerne unterstütze ich Sie bei der Einführung einer preiswerten Software für die Abrechnung von Regiearbeiten – nutzen Sie die freigewordene Zeit für Ihre Kunden.

Susanna Keller

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