Buchhaltung auslagern allein löst das Problem nicht

Die Buchhaltung ist zu kompliziert für mich

«Die Buchhaltung ist zu kompliziert für mich. Ich habe sie deshalb vollumfänglich an einen Treuhänder ausgelagert.»

Mit diesen Worten begrüsste mich Amelie.

Die Ausgangslage

Im Beratungsgespräch haben wir gemeinsam angeschaut, wie Amelie ihr Unternehmen organisiert hat und wie die verschiedenen Geschäftsvorfälle in ihrer Buchhaltung erfasst wurden.

Ihre Kundinnen und Kunden bezahlen auf unterschiedliche Weise:

• TWINT
• Debit- und Kreditkarte
• Mobile Wallets wie Apple Pay und Samsung Pay
• Bargeld

Für die Bareinnahmen hatte Amelie für sich eine einfache Lösung gefunden:
Am Ende jedes Monats zählte sie das vorhandene Bargeld und verglich es mit dem Kassenbestand des Vormonats. Die Differenz verbuchte sie als Bareinnahmen. Ihre Geschäftsausgaben bezahlte sie ausschliesslich über E-Banking, also nie bar. Private Ausgaben wurden ebenfalls nicht über die Geschäftskasse abgewickelt.

Für Amelie war damit klar: Die Differenz des Kassenbestands entspricht den Bareinnahmen. Aber: Die Differenz zwischen zwei Kassenbeständen ist nicht automatisch ein Nachweis der tatsächlich erzielten Bareinnahmen.

Der Stolperstein: Bareinnahmen und Kassenbuch

Genau hier lag das Problem. Das Steueramt des Kantons Zürich verlangt bei einer Geschäftskasse eine lückenlose Aufzeichnung der Kassenvorgänge. Ein Kassenbuch muss nachvollziehbar zeigen, wann Geld eingenommen oder ausgegeben wurde. Siehe dazu Buchstabe E. Steuerrechtliche Anforderungen an die Aufzeichnung bei bargeldintensiver Geschäftstätigkeit.

Mandatsannahme

Bei der Übernahme des Mandats verlange ich deshalb jeweils den Steuerabschluss des Vorjahres. Dabei stellte ich fest, dass im Vorjahr im Jahresabschluss der Buchhaltung keine Bareinnahmen verbucht worden waren. Erfasst waren im Jahresabschluss lediglich einige Geschäftsausgaben, die über das Konto Kasse gebucht wurden.
Amelie zeigte mir ein handschriftliches Kassenbuch mit summarischen Monatstotalen für das vergangene Geschäftsjahr.  Die Bareinnahmen waren jedoch nicht so in die Buchhaltung übernommen worden, dass der Kassenbestand und die Geschäftsvorfälle vollständig nachvollziehbar waren.

Warum die Geschäftsvorfälle verstanden werden müssen

Die Buchhaltung bildet das Unternehmen und seine Geschäftsvorfälle ab. Damit ihre Buchhaltung korrekt geführt ist, müssen wir verstehen wie Einnahmen und Ausgaben entstehen:

• Welche Zahlwege verwenden die Kundinnen und Kunden?
• Welche Berichte zeigen, wie die verschiedenen Zahlungen abgerechnet werden?
• Welche Zahlungseingänge fliessen auf das Bankkonto netto oder brutto.
• Wie sind die Gebühren verbucht?
• Nimmt die Firma Bargeld an?
• Werden Geschäftsausgaben über die Kasse bezahlt?

Heute gibt es viele verschiedene Zahlungsmöglichkeiten. Das macht die Buchhaltung nicht automatisch kompliziert. Kompliziert ist sie dann, wenn die einzelnen Zahlungsflüsse nicht klar identifiziert und richtig aufeinander abgestimmt sind.
Das handschriftliche Aufschreiben von Zahlungseingängen ist fehleranfällig, denn oftmals sind die Zahlwege zu unterschiedlich.

Was daraus für Amelies Buchhaltung folgt

Mit einem geeigneten Zahlungsterminal lässt sich der Zahlungsverkehr wesentlich einfacher strukturieren. Payrexx beispielsweise ist ein Schweizer Anbieter, über den verschiedene Zahlungsmethoden wie TWINT, Mastercard, Visa, PostFinance Pay sowie Apple Pay und Google Pay abgewickelt werden können. Auch Bargeld kann damit als Zahlweg eingerichtet werden.

Entscheidend ist jedoch nicht allein das Zahlungssystem.

Zuerst müssen wir klären, wie hoch die tatsächlich erzielten Bareinnahmen im Vorjahr waren. Je nach Ergebnis prüfen wir, welche Korrekturen notwendig sind und ob ein Nachtrag zum Jahresabschluss einzureichen ist.

Dieser Fall zeigt für mich sehr deutlich:

Die Buchhaltung einfach an einen Treuhänder auszulagern, löst das Problem nicht.

Die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens und die Art und Weise, wie Geld eingenommen und ausgegeben wird, bestimmen, wie die Buchhaltung aufgebaut werden muss.

Der Treuhänder muss das Unternehmen seiner Kundin verstehen und die richtigen Fragen stellen. Nur so ist die Kundin sicher, dass Einnahmen und Ausgaben des jeweiligen Geschäftsjahres vollständig und richtig erfasst sind.

Die Kundin kennt ihr Unternehmen und weiss, welche Geschäftsvorfälle darin vorkommen. Meine Aufgabe als Treuhänderin ist es, diese Geschäftsvorfälle gemeinsam mit ihr zu verstehen und daraus eine einfache, nachvollziehbare Buchhaltung zu entwickeln.

Buchhaltung zu führen, bedeutet deshalb nicht nur Belege zu verbuchen. Es bedeutet vor allem, die richtigen Fragen zu stellen.

Susanna Keller

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