Noëmi hat kürzlich eine Liste der unbezahlten Rechnungen mittels Banana Buchhaltung erzeugt. Aufgeregt ruft sie mich an: «Die Liste sagt mir, welche Kunden noch nicht bezahlt haben. Nun muss ich die Rechnungen der säumigen Zahler von Hand heraussuchen und versenden. Das ist sehr viel Arbeit für mich.“
Ich kann Noëmi beruhigen. Seit dem neuesten Release Banana Buchhaltung + 10.1 kann sie einen Mahnlauf automatisiert durchführen. Banana erzeugt je ein Mahnschreiben aller offenen und überfälligen Rechnungen und druckt zudem den QR- Einzahlungsschein mit auf. Gleichzeitig erfasst Banana im Buchungsjournal eine Zeile mit dem Mahnstatus. So weiss Noëmi immer genau, welches die Mahnstufe ist und wann sie die Kundin zuletzt gemahnt hat. Rechnungen erstellen mit Banana-Buchhaltung beschreibe ich in diesem Blog.
Mahnbriefe inklusive QR-Einzahlungsschein als pdf erstellen.
Liste der unbezahlten Rechnungen per Mausklick erzeugen.
Mit dem neuen Release von Banana ist dies möglich.
Im Menu > Berichte > Kunden > Zahlungserinnerung drucken, generiert Banana für den Anwender Zahlungs-Erinnerungs-Briefe für alle Kundenkonten mit Zahlungsrückstand. Gleichzeitig erzeugt Banana eine Buchungslinie je Zahlungsrückstand im Kundenkonto.
Arbeiten mit Banana wird somit noch effizienter. Die PDF-Rechnung versendest du mühelos mittels E-Mail oder WhatsApp etc.
Mahnungen bei ausstehenden Zahlungen – mein bewährtes Vorgehen
Grundsätzlich solltest du mit der Kundin ein Zahlungsziel von 10 Tagen vereinbaren. Gleich beim ersten Gespräch unterhältst du dich mit deiner Kundin über die Zahlungskonditionen, Zahlungsziel und Zahlweg. Vermeide Einzahlungen am Schalter. Kunden können heutzutage problemlos Mithilfe eines Apps ihrer Hausbank übers Handy bezahlen oder mit Twint eine Zahlung ausführen.
- Erinnerungsschreiben, Erster Mahnlauf: Rechnung ist überfällig (30 Tage) seit Rechnungsstellung – E-Mail an die Kundin.
- Wenn keine Reaktion: Kontaktaufnahme über WhatsApp, SMS und oder soziale Medien.
- Erinnerungsschreiben, Zweiter Mahnlauf: Rechnung ist überfällig (40 Tage) seit Rechnungsstellung – Rechnungen per Papierpost mit A+ Post. A+ Post wird direkt in den Briefkasten gelegt. Du erhältst einen Beweis, dass der Brief zugestellt wurde.
- Erinnerungsschreiben, Dritter Mahnlauf: Rechnung ist überfällig (50 Tage) seit Rechnungsstellung – Rechnungen per Papierpost mit eingeschriebenem Brief. Du stellst die Betreibung in Aussicht und setzt die Kundin in Verzug.
Hast du Fragen zur Einrichtung und Nutzen von Banana-Buchhaltung, dann stehe ich dir gerne zur Seite. Hast du Fragen zu deiner Buchhaltung, zum Jahresabschluss und zur Steuererklärung für selbständig Erwerbende? Dann freue ich mich auf deine Kontaktaufnahme.
Susanna Keller
Meine Lösungen:
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