Mit Freude arbeitet Freddy für seine Kunden. Die letzte Zeit ist die Liste der unbezahlten Kundenrechnungen immer länger geworden. Er ärgert sich immer mehr und fragt sich, wie er Zahlungsausfälle (Debitorenverluste) vermeiden kann. Das Mahnen von Kunden ist für ihn sehr zeitintensiv. Viel lieber möchte er seine Zeit für seine Kunden nutzen.
Debitorenverluste zu vermeiden, fängt meines Erachtens schon mit dem ersten Kundenkontakt an.
Der erste Kundenkontakt und die Zusammenarbeit
Tausche dich mit dem Kunden aus über deine Zahlungskonditionen, deine Arbeitsweise und die Art deiner Rechnungsstellung. Halte diese Besprechung schriftlich fest und lass sie vom Kunden unterschreiben. Übergib ihm die Aktennotiz zu seinen Akten. Vereinbare mit ihm ein Stunden- oder Preisbudget, informiere ihn rechtzeitig, sollte es zu einer Budgetüberschreitung kommen.
Zahlung ausstehend
- Suche nach einer Software, welche dir das Schreiben von Mahnungen erleichtert. Dazu kann ich dir im nachfolgenden Blog mehr erzählen. Deine Buchhaltungssoftware sollte dir diese Arbeiten abnehmen können:
- Mahnbriefe inklusive QR-Einzahlungsschein als pdf erstellen
- Liste der unbezahlten Rechnungen per Mausklick erzeugen
- Mahnstufe hinterlegen
Mahnungen bei ausstehenden Zahlungen – mein bewährtes Vorgehen
Grundsätzlich solltest du mit der Kundin ein Zahlungsziel von 10 Tagen vereinbaren. Gleich beim ersten Gespräch unterhältst du dich mit deiner Kundin über die Zahlungskonditionen, Zahlungsziel und Zahlweg. Vermeide Einzahlungen am Schalter. Kunden können heutzutage problemlos Mithilfe einer App ihrer Hausbank übers Handy bezahlen oder mit Twint eine Zahlung ausführen. Schreibe deine Rechnung sofort, nachdem deine Arbeit fertiggestellt ist. Dann erinnert sich dein Kunde noch genau daran, wie nützlich deine Tätigkeit für ihn war.
- Erinnerungsschreiben, Erster Mahnlauf: Rechnung ist überfällig (30 Tage) seit Rechnungsstellung – E-Mail an den Kunden.
- Wenn keine Reaktion: Kontaktaufnahme über WhatsApp, SMS und oder soziale Medien.
- Erinnerungsschreiben, Zweiter Mahnlauf: Rechnung ist überfällig (40 Tage) seit Rechnungsstellung – Rechnungen per Papierpost mit A+ Post. A+ Post wird direkt in den Briefkasten gelegt. Du erhältst einen Beweis, dass der Brief zugestellt wurde.
- Erinnerungsschreiben, Dritter Mahnlauf: Rechnung ist überfällig (50 Tage) seit Rechnungsstellung – Rechnungen per Papierpost mit eingeschriebenem Brief. Du stellst die Betreibung in Aussicht und setzt den Kunden in Verzug.
Freddy hat sich meine Tipps zu Herzen genommen. Noch nie war die Liste der säumigen Zahler so kurz wie heute.
Hast du Fragen dazu, wie du deine Buchhaltung einfacher und effizienter führen kannst. Möchtest du mehr Zeit für deine Kunden haben?
Susanna Keller
Dann freue ich mich auf deine Kontaktaufnahme.
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